No Direito do Trabalho existem várias situações que geram a extinção do contrato de trabalho. São popularmente conhecidas como rescisões e sua influência no fechamento da folha de pagamento é grandiosa.
A ordem cronológica para o afastamento de qualquer erro no momento do fechamento da folha da empresa é primeiro confeccionar o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT), o qual discriminará toda a verba trabalhista (pagamento) e desconto do empregado, para posteriormente realizar o fechamento.
Com todos os dados da empresa, referentes ao mês, disponibilizados, ocorrem as comunicações aos órgãos competentes, tais como: E-social, Caixa Econômica Federal, Previdência Social, Receita Federal e Governo Federal.
As comunicações dos dados rescisórios e as movimentações no mês podem coincidir ou não, pois dependerão do período rescisório estipulado e do tipo de fechamento da folha eleito pela empresa.
Mas é importante enaltecer que as comunicações geram os documentos rescisórios essenciais e obrigatórios para o encerramento do contrato de trabalho. Por isso cuidado. Temos como exemplos: o seguro-desemprego, a multa dos 40% sobre o saldo do FGTS (GRRF), a guia do DARF (quando há retenção na rescisão do empregado), a chave para o saque do saldo do Fundo de Garantia, entre outros.
Mais uma vez, não confundam os prazos para as comunicações dos dados rescisórios com o fechamento da folha. Analise cada caso.
E qual seria o prazo para a guarda dos documentos dos empregados com os contratos de trabalho extintos?
A resposta é simples. 05 (cinco) anos, conforme previsão do artigo 11 da CLT e contados do dia do encerramento do contrato para trás.
No Processo do Trabalho existem dois prazos: um é referente ao período que o empregado está autorizado a ingressar com a sua ação, que são 02 (dois) anos e contados a partir do encerramento para frente e o descrito no parágrafo anterior.
De forma didática explicarei como funciona a regra. Vamos supor que um empregado apresente o seu pedido de demissão no dia 08/02/2021. Em atenção ao segundo prazo descrito na nossa legislação trabalhista, esse empregado teria até o dia 08/02/2023 para ingressar com a sua Reclamação Trabalhista e a empresa com a obrigatoriedade da guarda dos documentos do dia 08/02/2021 até 08/02/2016.
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Forte abraço.
